Quelques règles relatives à l’organisation des différentes manifestations, plus particulièrement sur l’aspect financier.

Participations financières :

La participation financière à une manifestation est calculée pour que le bilan de cette manifestation soit équilibré entre les dépenses (frais fixes (comme les guides et pourboires, la location d’un autobus, …) et variables (entrées musées ou concerts, repas, …)) et les recettes : les participations des inscrits. Pour beaucoup de manifestations, dans un délai proche de la date de la manifestation, les coûts variables ne sont plus modifiables et deviennent alors fixes. 

Les frais fixes doivent être répartis entre les participants, ce qui nécessite de faire initialement des hypothèses sur leur nombre, pour définir le montant de la participation financière. 

Les membres cotisants de CSA (ainsi que les veufs et veuves d’anciens camarades de CSA et les élèves de CentraleSupélec) bénéficient d’un tarif inférieur à celui des non cotisants, diplômés ou élèves (variable suivant l’événement, généralement de l’ordre de 5 à 10 €). Un inscrit cotisant à CSA peut être accompagné d’une personne au même tarif inférieur. 

Modalités de remboursement des participations financières en cas de désistement.

Le principe général est qu’il n’y a pas de remboursement en cas de désistement.

Cependant, CSA ÎDF n’a pas vocation à retirer un bénéfice du fait qu’un camarade a décidé ou a été contraint de se désister. Dans cet esprit, dès qu’il a connaissance du désistement, et s’il ne trouve pas un remplaçant issu de la liste d’attente éventuelle, l’organisateur de la manifestation se rapprochera des prestataires pour tenter d’obtenir une prise en compte totale ou partielle de l’impact financier du désistement. Les montants que les prestataires acceptent de rembourser seront remboursés au camarade qui s’est désisté, mais pourront s’avérer inférieurs au montant payé à l’inscription.

Ce principe s’applique à tous les types d’événements. 

Par exemple, les réservations pour la plupart des spectacles, qui sont généralement payées longtemps à l’avance, ne pourront pas faire l’objet de remboursement.

Des cas particuliers peuvent bien entendu se présenter. Des dérogations à ces règles pourront être appliquées par les co-Présidents et l’organisateur de la manifestation (cas de force majeure, notamment).

Il faut avoir à l’esprit que ce principe conduit à une charge supplémentaire pour l’organisateur bénévole qui doit gérer ces désistements : trouver un remplaçant (liste d’attente à prévoir systématiquement dans les annonces) ou négocier avec les prestataires une diminution financière de leur prestation (possible seulement sur les coûts variables).

Enfin, pour faciliter la gestion administrative et financière de notre groupement, aucun avoir sur des manifestations futures ne pourra être appliqué. 

Pour se désinscrire : 

La désinscription à un évènement ne peut se faire qu’en envoyant un mail à l’organisateur de la réunion dont l’adresse mail est indiquée dans le descriptif de la manifestation.